機密文書の処分方法を徹底しよう|重要な情報を外部に漏らさない

機密性の高い文書の破棄

PC操作

流出を防ぐ工夫

最近の文書の定義は、紙媒体による物だけでなく、パソコンなどの電子媒体に保存された物も指す様になりました。資源の節約の観点から、紙媒体の文書を無くし、全て電子媒体とする企業も増えています。しかし、今の時代、殆どの文書が改定を必要とします。会社の業務の変更などで、規約などを記した文書は、その都度の改定を必要とします。そして、それは機密文書であっても例外ではありません。そこで、電子媒体の場合、古い情報が残るというリスクもあり、紙媒体で文書を残す会社も多いと言われています。会社が大きくなれば、保存している機密文書も増え、改定で破棄となった古い文書の処理が問題となります。少ない量の文書であれば、シュレッダーなどの処理で十分ですが、膨大な量が出ればそうも行きません。そうかと言って、機密文書の一部分を一般ごみで排出することはご法度です。膨大な量の機密文書の処理については、専門の処理業者に委託することが賢明と言えます。確実な処理業者であれば、文書の引き取りの際に、専用の封筒や段ボール箱に入れて封印をしてくれます。封印された文書は、再び開封されることなく、専用工場で溶解処理が施され、文書は跡形もなく消去されます。引き取りから処理工場までの課程で、破棄文書が流出する心配はなく、最も安全な処理方法と言えます。文書管理の確実性を高めるためにも、この方法は意義があります。処理費用は嵩みますが、社内工数は大いに減らせます。

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