機密文書の処分方法を徹底しよう|重要な情報を外部に漏らさない

文書管理というシステム

ネットワーク

文書管理を利用する目的

企業では内部統制やセキュリティ強化、各種法令遵守の観点から、文書管理ソフトを導入するケースが増えてきています。ここではなぜ文書管理ソフトを導入するのか、その目的をいくつか上げることとし、未導入の企業が検討する材料にしていただくと良いです。まず最初にペーパーレス化による、業務効率の向上を目的にすることがありますが、これは法令で文書保管が緩和されてきたことも、後押しをしているのです。いままで数年に渡り、企業の内部で各種文書を法にしたがって保存していましたが、その保管スペースの維持費が問題になっていたのです。さらに保管したものの古い資料を探し出すのに、時間がかかるという別の問題も発生していて、業務効率がかなり悪くなっていたのです。こういった問題を規制緩和によって、デジタル化して保管しやすくなり、さらに検索速度も向上することで、ほしい資料が迅速に探すことが可能になるのです。また文書管理ソフトの中には、ワークフロー業務と統合されたものも存在しており、この機能を使うことで、稟議の透明化と迅速化が履かれるようになったのです。次に文書管理ソフトの重要な機能として、バージョン管理がありますが、これはひとつの文書について、いくつも版を発行する可能性があるときに、有効なのです。このように文書管理ソフトは、規制緩和によるデジタル保管を後押しするものであり、付属する機能を有効活用することで、業務効率を向上させることも可能になるのです。

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