機密文書の処分方法を徹底しよう|重要な情報を外部に漏らさない

ネットワーク

文書管理というシステム

企業では大量の文書が作成・保管されますが、規制緩和が行われたことによって、電子ファイルの形で保管することが可能になったのです。この保管をサポートするのが文書管理ソフトであり、付随する機能も活用することで、業務効率を向上させることができるのです。

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PC操作

機密性の高い文書の破棄

社内文書には改定が付き物です。機密文書であっても同様です。改定の際に破棄される古い機密文書の処理には注意が必要です。外部への流出を防ぐためには、信頼できる処理業者に委託することです。確実な業者の手に渡れば、破棄される文書が再び表に出ることはありません。

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システム

文書の効率的な管理

企業においては多くの文書作成がされるが、それらを一元管理することで業務効率化につなげていくことができる。文書を一元管理するソフトが文書管理ソフトであり、導入時には操作性や導入コストなどを比較検討すると良い。

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男性

秘密の文書

機密文書の処理は、その企業の考え方による所が大きいです。シュレッダーのようなもので、企業内で処理する場合、また溶解という方法もあります。セキュリティの面からも、機密文書の処理は慎重に検討する必要がある案件になります。

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男女

様々なソフトがあるとは

文書管理ソフトは、多くの人に支持されています。こうした文書管理ソフトをきちんと活用することによって、とても大きなメリットがあります。端末からアクセスすることが出来るものなどもあります。ビジネスをより効率的に進めていくことが可能となっています。

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重要文書を適切に処分する

女性

セキュリティ対策をしよう

ビジネス上の機密文書は、必要な人の目だけ触れるように管理するだけではなく、不要になった際には適切に処分しなくてはなりません。作業中の文書はしっかりと保管管理していても、不要になると簡単に廃棄してしまう人もいるでしょう。そのように、重要な文書であるにも関わらずに、日常的なゴミと同じように処理したのでは、外部に流出してしまう可能性があります。機密文書をぞんさいに扱っていると、いつか大きな問題となって、対外的な信用を失う事態となってしまうでしょう。機密文書の扱いについては、社内で明確なルールを作ってシュレッダーにかけるようにしたり、廃棄処理業者に依頼する必要があります。さらに、機密文書の処理を徹底させるためには、国際標準規格であるISOに従った処理体系を構築しなくてはなりません。情報セキュリティに関しては、企業だけではなく一般消費者の認知度も向上していますので、ISOに準拠した体制を整える会社が増加中です。セキュリティについては、機密文書が外部に流出するなどの大きな問題が起きないと、真剣に取り組まない会社も少なくありませんが、ISOに従った機密文書の処理をしていないと取引しない企業も多いので、積極的にセキュリティ対策を講じる必要があります。ISOの審査を受けて認証されれば対外的なアピールになるだけではなく、社内スタッフのセキュリティに関する意識も高めることができますから、積極的にセキュリティ対策を行うようにしましょう。

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